Аудит в логистике: зачем он нужен

Организации, которая на регулярной основе сталкивается с выполнением логистических операций (транспортирование, снабжение, складирование, учет, информационное обеспечение транспортных систем и другие), рано или поздно может понадобиться логистический аудит.

 Кому может потребоваться логистический аудит

 В первую очередь аудит необходим крупным производственным, торговым и логистическим компаниям. Результаты аудита могут пригодиться и тем, кто не оказывает сами услуги по транспортировке, хранению и сбыту продукции, а оказывает информационную поддержку: разработчики программного обеспечения и колл-центры.

 Однако надо учитывать, что аудит может оказаться бесполезен для «молодых» компаний, которые находятся на рынке не более 3-5 лет, так как у них еще не до конца сформировались бизнес-процессы, не готова команда специалистов, постоянно изменяются схемы поставок.

 Цель проведения аудита в логистике 

Эффективность работы любой логистической компании зависит от того, насколько грамотно выстроены все процессы, начиная от приема заказа на выполнение услуги, заканчивая подписанием акта о выполненных работах. С ростом количества контрагентов увеличивается нагрузка на все системы организации, из-за чего качество работы может постепенно снижаться. Аудит позволит выявить слабые места: организация получит объективную детальную оценку логистической системы, рекомендации по развитию и оптимизации некоторых процессов при необходимости.

 Какие проблемы решает логистический аудит

 Самая главная проблема, которую можно решить при помощи аудита – низкая прибыль. Именно из этой проблемы вытекают следующие:

 1. Нерационально организованные складские запасы.

 Многие руководители (даже опытные) считают, что низкая прибыль – результат плохой работы продавцов. Для повышения продаж меняют систему мотивации, снижают заработную плату персоналу, тратят огромные ресурсы на обучение. Но часто проблема кроется не в работе отдела продаж.

 Большие складские запасы также могут стать причиной недостаточной прибыли. На предприятии может быть огромный ассортимент товаров, но он просто не нужен покупателям.

 2. Высокие издержки.

 При проведении аудита обязательно оцениваются расходы организации: содержание складских помещений, организация перевозок, избыточные товарные запасы – все то, что может повлиять на конечную прибыль.

 3. Потеря клиентов

 Плохой сервис – основная причина отказа потребителей от услуг. Заказчики ожидают получить свой товар вовремя, при этом важно, чтобы отправитель ничего не перепутал в заказе (отправил нужный товар именно в том количестве, которое требуется). Также важно не только привезти товар, но и сделать работу с организацией максимально удобной: быстрое оформление заказа, удобство получения отправления и т.д.

 Руководителям любой компании часто бывает трудно самостоятельно оценить собственную работу, поэтому приглашают аудитора, который выявит проблемы и найдет способ их устранить.

 Виды аудита логистических услуг

 Эксперты разделяют  логистический аудит на внутренний и внешний. Внутренний аудит позволяет оценить эффективность процессов со стороны бизнеса, внешний – со стороны клиентов.

 Так, при проведении внутреннего аудита обычно выполняются следующие действия:

  • Опрос сотрудников, участвующих в различных логистических процессах (перевозки, складирование, формирование запасов, работа с поставщиками)
  • Анализ документации
  • Точное описание системы работы предприятия
  • Оценка качества работы с клиентами
  • Упорядочивание активов, анализ эффективности управления ими
  • Оценка конкурентоспособности логистической компании

 В процессе проведения внешнего логистического аудита активно используются опрос и анкетирование для выявления ожиданий клиентов и определения уровня удовлетворенности сотрудничеством с организацией. Обязательно проводится мониторинг конкурентов: какие приемы они используют в работе, что можно считать их слабыми и сильными сторонами, какие методы работы можно у них перенять.

 Основной принцип аудита в логистике

 При оценке качества бизнес-процессов руководствуются принципом «от общего к частному». То есть определяют цели работы организации, а уже после этого начинают искать причины низкой эффективности. Когда найдены слабые места в работе, приступают к детальному анализу.

 Аудит нацелен не на устранение мелких недочетов в работе, а на решение глобальных проблем, которые нельзя устранить, если не понимать, как устроены все процессы в компании. Именно поэтому целесообразно анализировать не только работу отдела логистики, но и всех подразделений. Не следует удивляться тому, что эксперт попросит представить бухгалтерские документы, изучит маркетинговый план, оценит информационное оснащение организации, проведет мониторинг работы отдела продаж. Обычно для целей аудита на предприятии формируется команда из представителей каждого отдела.

 Сколько времени занимает аудит логистической компании

 Для проведения аудиторской проверки потребуется не менее двух недель. Работу эксперта можно разбить на три этапа:

 1. Предварительный этап.

 В течение нескольких дней аудитор знакомится с работой подразделений. Представители организации не только помогают разобраться специалисту в том, как организованы различные процессы на предприятии, но и сами определяют круг вопросов, решение которых могло бы увеличить производительность. После определения проблем, на которые следовало бы обратить внимание, в течение недели устанавливается порядок проведения аудита, определяются методы, подготавливаются анкеты и опросники.

 2. Проведение аудита

 После определения круга задач эксперт приступает к проведению внутреннего и внешнего аудита. На данный момент не существует правила, который бы устанавливал очередность работ, эксперт сам оценивает, как именно ему следует организовать свою работу.

 3. Подготовка рекомендаций

 Самый важный этап, ради которого все и затевалось. Для любого бизнеса логистика – статья расходов. Очень важно выстроить логистические процессы так, чтобы они начали работать в пользу организации, а не против нее.

 Результат проведения логистического аудита

После проверки огромного количества показателей важно наглядно представить результат работы. Подробный отчет, подготовленный специалистом, включает в себя:

  1. Оценку эффективности работы логистической системы в данный момент. В отчете подробно описывают как положительные моменты в работе организации, так и негативные, на исправление которых может потребоваться время.
  2. Рекомендации для улучшения работы подразделений. Изменения могут касаться как одной конкретной подсистемы, так и всей организации.
  3. Оценку необходимости этих изменений на данном этапе работы организации, расчет окупаемости инвестиций.

 Можно ли провести аудит самостоятельно?

 Да, безусловно, оценить работу компании можно и без привлечения специалистов, но следует учитывать, что результаты такого аудита могут быть неинформативны из-за субъективности проверяющего и отсутствия опыта подобной работы. Кроме того, придется отвлекать персонал от их обязанностей на достаточно длительное время. Сторонняя организация проведет аудит точнее и быстрее, а затраты быстро окупятся.